Persoanele care sunt obligate sa tina contabilitatea, in conformitate cu legea contabilitatii(Legea nr. 82/1991 cu modificarile si completarile ulterioare), sunt obligate sa pastreze si sa arhiveze corespunzator documentele contabile si justificative pe baza carora se face inregistrarea in contabilitate.

Unde se pastreaza?

Pastrarea registrelor si a documentelor justificative si contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediul secundar, dupa caz. Acestea mai pot fi arhivate si de catre alte persoane juridice romane care dispun de conditii corespunzatoare, in baza unor contracte de prestari servicii, cu titlu oneros. In acest ultim caz, societatea care a incredintat documetele spre arhivare, va instiinta organul fiscal teritorial. In ambele cazuri, raspunderea privind arhivarea revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii beneficare.

In cazul controalelor efectuate de catre organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la cerere, sa prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate.

Cum se arhiveaza?

Arhivarea se face in conformitate cu prevederile legale si cu respectarea urmatoarelor regului generale:

– documentele se grupeaza in dosare numerotate, snuruite si parafate;

– gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care fac referire;

* In cazul fuziunii sau lichidarii societatii, documentele aferente acestei perioade se arhiveaza separat.

– dosarele se vor pastra in spatii special amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii si dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;

– evidenta doumentelor din arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit legii, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva precum si miscarea acestora in decursul timpului.

Ce si cat timp se pastreaza in arhiva?

– statele de salarii se pastreaza pentru 50 de ani

– registrele, documentele justificative si contabile se pastreaza pentru 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu urmatoarele exceptii:

  • facturile aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinarii taxei pe valoarea adaugata deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt si persoanele partial impozabile in conformitate cu prevederile Codului Fiscal, se vor pastra conform termenelor prevazute la art. 149 alin(6) din Legea nr. 571/2003 privind Codul Fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare.“(6) Persoana impozabilă trebuie să păstreze o situaţie a bunurilor de capital care fac obiectul ajustării taxei deductibile, care să permită controlul taxei deductibile şi al ajustărilor efectuate. Această situaţie trebuie păstrată pe o perioadă care începe în momentul la care taxa aferentă achiziţiei bunului de capital devine exigibilă şi se încheie la 5 ani după expirarea perioadei în care se poate solicita ajustarea deducerii. Orice alte înregistrări, documente şi jurnale privind bunurile de capital trebuie păstrate pentru aceeaşi perioadă.”
  • urmatoarele documente se pot pastra pe o durata de numai 5 ani daca necesitatile proprii ale unitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada mai mare de timp
1. Nota de receptie si constatare de diferente
2. Bon de primire in consignatie
3. Bon de predare, transfer, restituire
4. Bon de consum
5. – Bon de consum (colectiv)
6. – Fisa limita de consum
7. Dispozitie de livrare
8. Fisa de magazie
9. – Fisa de magazie (cu doua unitati de masura)
10. Lista de inventariere
11. – Lista de inventariere
12. – Lista de inventariere (pentru gestiuni global-valorice)
13. Chitanta
14. – Chitanta pentru operatiuni in valuta
15. Dispozitie de plata/incasare catre casierie
16. Decont pentru operatiuni in participatie
17. Ordin de deplasare (delegatie)
18. – Ordin de deplasare (delegatie) in strainatate (transporturi internationale)
19. Decont de cheltuieli (pentru deplasari externe)
20. – Decont de cheltuieli valutare (transporturi internationale)
21. Nota de debitare-creditare
22. Extras de cont
23. Borderou de primire a obiectelor in consignatie
24. Borderou de iesire a obiectelor in consignatie
25. Jurnal privind operatiuni diverse (pentru conturi sintetice)
26. Fisa de cont pentru operatiuni diverse
27. – Fisa de cont pentru operatiuni diverse (in valuta si in lei)
28. Document cumulativ
29. – Document cumulativ
30. Decizie de imputare
31. – Angajament de plata
  • documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 10 ani se pastreaza, de regula, pe o perioada de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.

In cazul documentelor al caror termen legal de pastrare a expirat, eliminarea acestora se face de catre o comisie aflata sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, dupa caz, prin intocmirea unui proces verbal in care se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei. Pentru distrugerea documentelor, societatea trebuie sa incheie un contract de prestari servicii cu o firma specializata in acest sens.

In caz de incetare a activitatii, documentele contabile se arhiveaza sau se predau la arhivele statului, in conformitate cu prevederile legale in materie, dupa caz.